Служба внутрішнього аудиту (контролю) є структурним підрозділом або окремою посадовою особою, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.
У разі якщо юридична особа набуває статусу фінансової установи, така юридична особа протягом одного місяця з дати внесення відповідного запису про неї до Державного реєстру фінансових установ зобов’язана створити структурний підрозділ, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, або визначити окрему посадову особу, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.
Служба внутрішнього аудиту (контролю) підпорядковується наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи та звітує перед ними.
!!! Керівник та працівники структурного підрозділу або окрема посадова особа, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, не можуть бути контролерами фінансової установи та/або суміщувати свою діяльність з обов’язками іншого працівника цієї фінансової установи.
Контролер - фізична особа або юридична особа, щодо якої не існує контролерів - фізичних осіб та яка має можливість здійснювати вирішальний вплив на управління або діяльність юридичної особи шляхом прямого та/або опосередкованого володіння самостійно або спільно з іншими особами часткою в юридичній особі, що відповідає еквіваленту 50 чи більше відсотків статутного капіталу та/або голосів юридичної особи, або незалежно від формального володіння здійснювати такий вплив на основі угоди чи будь-яким іншим чином.
За рішенням наглядової (спостережної) ради фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищого органу управління фінансової установи окремою посадовою особою, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, може визначатися особа, яка також працює за сумісництвом в іншій юридичній особі.
!!! Внутрішній аудит (контроль) фінансової установи проводиться особами, які мають бездоганну ділову репутацію та досвід роботи не менше ніж два роки.
Служба внутрішнього аудиту (контролю) з метою реалізації покладених на неї завдань та функцій має право:
- отримувати необхідні документи, які стосуються предмета внутрішнього аудиту (контролю) і знаходяться у фінансовій установі;
- проводити плановий та позаплановий внутрішній аудит (контроль) фінансової установи;
- залучати у разі необхідності працівників інших структурних підрозділів фінансової установи (за згодою керівників таких структурних підрозділів) та/або зовнішніх експертів, консультантів, аудиторів (за погодженням з наглядовою (спостережною) радою фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищим органом управління фінансової установи) для виконання поставлених перед службою внутрішнього аудиту (контролю) завдань;
- мати безперешкодний доступ до структурного підрозділу, що перевіряється, а також у приміщення, що використовуються для зберігання документів, матеріальних цінностей, отримувати інформацію, яка зберігається на електронних носіях інформації;
- отримувати необхідні пояснення в письмовій чи усній формі від працівників фінансової установи;
- перевіряти розрахунково-касові документи, правочини, укладені фінансовою установою, фінансову і статистичну звітність, іншу документацію, а у разі необхідності - перевіряти наявність майна фінансової установи;
- підвищувати кваліфікацію керівника та працівників структурного підрозділу або окремої посадової особи, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи;
- вносити на розгляд наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи пропозиції з удосконалення діяльності фінансової установи та служби внутрішнього аудиту (контролю).
До основних обов’язків служби внутрішнього аудиту (контролю) належать:
- проведення внутрішнього аудиту (контролю) відповідно до вимог цього Порядку, інших нормативно-правових актів, положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) та інших внутрішніх документів фінансової установи;
- підготовка та своєчасне подання звітів наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи за результатами внутрішнього аудиту (контролю) фінансової установи та повідомлення про виявлені під час проведення цього внутрішнього аудиту (контролю) недоліки та ризики;
- забезпечення конфіденційності інформації, отриманої у зв’язку з виконанням службових обов’язків;
- проведення моніторингу виконання рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту (контролю) фінансової установи.
Наглядова (спостережна) рада фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищий орган управління фінансової установи зобов’язані забезпечувати:
- надання службі внутрішнього аудиту (контролю) повного та безперешкодного доступу до документів, інформації та баз даних, які стосуються проведення внутрішнього аудиту (контролю);
- незалежність служби внутрішнього аудиту (контролю) від інших структурних підрозділів фінансової установи та відсутність втручання в її діяльність будь-яких осіб;
- створення належних умов для проведення внутрішнього аудиту (контролю);
- вжиття відповідних заходів реагування за результатами проведення внутрішнього аудиту (контролю);
- у межах своєї компетенції достатню штатну чисельність служби внутрішнього аудиту (контролю), виходячи з умов діяльності та обсягів робіт, що покладаються на службу внутрішнього аудиту (контролю);
- систематичне підвищення кваліфікації керівника та працівників структурного підрозділу або окремої посадової особи, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.